29 Mai Wenn Excel & Co. nicht mehr ausreichen – Teil 1
Excel ist ein hervorragendes Programm für Tabellenkalkulationen. Häufig wird es in Unternehmen auch als Verwaltungstool für Inventarlisten, Aufgabenplanung und Zeiterfassung genutzt. Sobald aber mehrere Personen Zugriff auf die Informationen haben und dort auch dokumentieren müssen, stößt die Software an Ihre Grenzen und blockiert den Prozess. Die Datenspeicherung und -erfassung wird fehleranfällig und zeitraubend.
So war auch die Situation bei unserem Kunden, als wir das erste Mal über eine datenbankbasierte Weblösung für die Inventarverwaltung sowie die Reparatur- und Wartungsplanung gesprochen haben.
Heute hat unser mobiles Assistenzsystem EvTI die Excel und Zettelwirtschaft in der Produktion, den Filialen und im Fuhrparkmanagement einer Großbäckerei abgelöst. Die Informationsweitergabe wurde beschleunigt und Prozesse werden deutlich effizienter abgebildet.
Das Ergebnis = Mehr Übersicht, schnellere Reaktionszeiten und kürzere Ausfallzeiten wichtiger Produktionsmaschinen.
Die Websoftware verwaltet Maschinen, sonstige Inventare und Filialeinrichtungen an verschiedenen Standorten und sorgt für effektive Arbeitsabläufe in der Haustechnik bei Reparatur- und Wartungsarbeiten.
Die Lösung ist auch für den Einsatz in anderen Branchen geeignet.
EvTI = Ein vielseitiges Ticket und Inventarsystem.
Anwendungsfall in einer Großbäckerei
Der Duft frischgebackener Brötchen zieht vom Bergischen Land bis hin nach Düsseldorf und Köln: Dafür sorgen die 46 Filialen der Bäckerei Evertzberg. Süße Hefeteilchen und Kuchen lassen dem Kunden bereits beim Warten das Wasser im Mund zusammenlaufen, während auf der anderen Seite der Theke geschäftiges Treiben herrscht.
Plötzliche Schadensfälle
Dann plötzlich geschieht das, worauf jeder Bäckereibetrieb umgehend reagieren muss: Der Backofen, das Herzstück jeder Verkaufsniederlassung, fällt in einer der Filialen aus. Um den reibungslosen Betrieb nicht lange zu unterbrechen, muss schnellstmöglich ein Techniker aus der Zentrale in Remscheid kontaktiert werden. Ein Anruf aus der Filiale beim regionalen Verkaufsleiter bringt das aufwändige Reparaturverfahren in Gang.
Zunächst wird der Schaden aufgenommen: In welcher der 46 Filialen ist welcher Schaden aufgetreten und um welches Gerät handelt es sich genau? Diese Eckdaten erreichen in einem nächsten Schritt die Zentrale, wo der Schaden in eine Excel-Tabelle eingetragen und schließlich ein Reparaturschein erstellt und ausgedruckt wird. Erst am nächsten Morgen erhält der zuständige Techniker seinen Auftrag. Bis dahin ist wertvolle Zeit vergangen und der Betrieb in der betroffenen Filiale stark eingeschränkt.
Ist der Schaden behoben, wird der Reparaturschein durch den Techniker wieder in die Zentrale gegeben – erst jetzt kann der die Reparatur als erledigt markiert werden. Währenddessen sind knapp drei Tage ins Land gegangen.
Ist das tatsächlich die schnellste Möglichkeit?
Das Nadelöhr ist ganz klar der Informationsfluss zwischen Schadensfall und Techniker.
Die Lösung des Problems liefert die Firma webschuppen mit einem mobilen Assistenz- und Kommunikationssystem, das auf moderner Webtechnologie basiert. Eine sogenannte Ticket-Software übermittelt die Informationen über den Schaden in Echtzeit an die Techniker und ermöglicht auf diese Weise ein sofortiges Reagieren.
Online Schadensmeldung und automatischer Workflow
Die Schadensaufnahme trägt der Filialleiter nun direkt in die Software ein. Filiale, Inventar, Kategorie, Beschreibung: Alles ist auf der leicht be dienbaren Oberfläche nur einen Klick entfernt. Die Daten werden live an den technischen Leiter gesendet, welcher die Aufgaben entweder unverzüglich seinen Technikern zuweisen kann, oder die Techniker übernehmen die Aufgabe selbstständig, wenn Sie bereits in der Nähe sind.
Über ein Handy oder Tablet erfährt der Techniker von dem aktuellen Vorfall in Echtzeit und kann sofort reagieren und seine Route entsprechend planen. Somit wird der Tagesplan des Technikers dynamisch opti- miert und Reparaturen werden je nach Priorität schnellst möglich erledigt.
Automatische Meldung wiederkehrender Aufgaben
Nicht nur Schäden werden auf diese Weise erfasst, auch Termine für regelmäßige Wartungs- und Reinigungsarbeiten werden automatisch erzeugt und liefern gleich die nötigen Informationen und Betriebsanleitungen mit.
Neben der Optimierung des Arbeitsablaufs ermöglicht die Nutzung der Software zudem eine vollständige elektronische Dokumentation aller Arbeiten, der Kosten und des Zeitaufwands, worüber sich die Buchhaltung und auch das Gesundheitsamt freuen.
Mit der Software von webschuppen hat die Bäckerei Evertzberg einen großen Schritt ins digitale Zeitalter gemacht und profitiert von einer Vielzahl weiterer Vorteile und neuer Einsatzbereiche wie zum Beispiel die Fuhrparkverwaltung. Diese und andere Erweiterungen fließen kontinuierlich in die Software ein. So macht Digitalisierung im Mittelstand Freude!
Profitieren auch Sie von einer maßgeschneiderten Lösung: Nehmen Sie Kontakt zu uns auf
Wenn Sie nähere Informationen zu unserer Lösung wünschen oder eigene Problemfelder in Ihrem Betrieb bemerkt haben, die wir gemeinsam lösen können, nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Die Software EvTI kann schnell und effektiv für Ihr Unternehmen angepasst werden.
- Praktische Dokumentation: Webbasierte Schadensaufnahme von plötzlichem Ausfall von Betriebsgeräten
- Zeit sparen: Automatische Benachrichtigung der Techniker in Echtzeit
- Effizient arbeiten: Praktische Aufgabenplanung wiederkehrender Wartungsarbeiten
- Geld sparen: Schneller Überblick über Investitionsentscheidungen
Lösung
- Intuitiv bedienbare Websoftware: Zugriff von jedem onlinefähigen Gerät möglich
- Multifunktions-Software: Dynamische Aufgabenplanung & Inkenntnissetzung aller Beteiligten jederzeit und überall in Echtzeit
Ergebnis
- Sofortige Meldung von Schäden
- Schnellstmögliche Wiederinbetriebnahme defekter Geräte
- Zentrale Verwaltung der Inventare
- Automatische Erstellung von Wartungs- und Reinigungsplänen
- Vollständige elektronische Do- kumentation aller Arbeiten und Lieferung von Betriebsanleitungen
Kundenstimmen
Das Tool wird super angenommen… Ich sehe jetzt schon deutliche Entlastungen an vielen Stellen! Danke für die tolle Unterstützung.
Wenn Sie nähere Informationen zu unserer erarbeiteten Lösung wünschen oder eigene Problemfelder in Ihrem Betrieb bemerkt haben, die wir gemeinsam lösen können, nehmen Sie Kontakt zu uns auf.
Ansprechpartner:
Thomas Bösel
Tel. 040 / 33 47 39 65
thomas@webschuppen.com